5 bước kiểm tra chất lượng giày khi nhận hàng – Checklist cho thương hiệu mới

 

 

 

Kiểm tra chất lượng giày khi nhận hàng là bước bắt buộc để bảo vệ thương hiệu. Bài viết chia sẻ 5 bước kiểm hàng chi tiết giúp bạn nghiệm thu giày chuyên nghiệp.

Đừng để “giao hàng xong là xong”

Nhiều thương hiệu mới khi đặt sản xuất giày thường rơi vào một sai lầm phổ biến: không có tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng giày khi nhận hàng hoặc chỉ kiểm tra bằng cảm quan chung chung. Kết quả là khi phát sinh lỗi sau bán, bạn khó xác định trách nhiệm, khó thương lượng biện pháp xử lý và đặc biệt dễ bị ảnh hưởng uy tín.

Thiết lập quy trình 5 bước kiểm tra chất lượng giày khi nhận hàng giúp bạn:

• Giảm rủi ro trả hàng/đổi hàng, tiết kiệm chi phí ẩn.

• Chuẩn hóa làm việc với xưởng, minh bạch trách nhiệm.

• Tạo nền tảng dữ liệu để tối ưu thiết kế – vật liệu – định mức ở những đơn hàng sau.

Dưới đây là checklist kiểm hàng giày chi tiết do Tuấn Hùng Shoes đúc kết từ kinh nghiệm thực tế, phù hợp cho các thương hiệu mới bắt đầu xây dựng tiêu chuẩn.

Bước 1: Kiểm tra số lượng khi kiểm tra chất lượng giày khi nhận hàng – Đúng loại, đủ size, đủ đôi

Vì sao bước này quan trọng?

Thiếu hàng, sai tỷ lệ size hoặc nhầm mã màu có thể làm tắc bán hàng, phá vỡ kế hoạch ra mắt. Đặc biệt với đơn hàng có phân bổ size theo tỷ lệ (ví dụ 35-39: 1-2-2-1), chỉ cần lệch 1-2 size “hot” cũng làm tồn kho các size còn lại.

Cách kiểm tra (gợi ý quy trình nghiệm thu đơn hàng giày)

• Đúng chủng loại/mã màu: Đối chiếu tên mã, tem thùng, màu sắc thực tế với phiếu giao hàng và bảng chốt đơn.

• Đủ size: Tách theo size, đếm từng size và so khớp tỷ lệ đã chốt (ví dụ: 35-39 theo 1-2-2-1).

• Đủ tổng số đôi: So với biên bản giao nhận hoặc packing list; nếu có sai biệt, đánh dấu ngay ở thùng lỗi.

📌 Mẹo thực thi: Chuẩn bị sẵn bảng kiểm (checklist kiểm tra chất lượng giày khi nhận hàng): cột “size – số dự kiến – số thực nhận – chênh lệch – ghi chú”.

Sai lầm thường gặp của thương hiệu mới

Sai lầm phổ biến là nghĩ rằng kiểm tra số lượng = kiểm tra chất lượng giày khi nhận hàng, nhưng thực tế cần nhiều tiêu chí hơn

• Đếm “một lượt” theo thùng thay vì tách theo size → dễ sai, đặc biệt khi thùng trộn size.

• Không đối chiếu mã màu vì nghĩ “nhìn qua là biết” → nhiều dòng màu gần nhau (kem – be – xám nhạt) dễ nhầm.

• Không lập biên bản tại chỗ → mất cơ sở khiếu nại về sau.

Tiêu chí chấp nhận (gợi ý)

• Chênh lệch tổng số đôi = 0.

• Chênh lệch size “hot” = 0.

• Nhầm mã màu = 0.

• Nếu có sai biệt nhỏ, phải có biên bản điều chỉnh (bù hàng, chiết khấu, hoặc lịch giao bù).

Bước 2: Kiểm tra form dáng đồng đều

Vì sao bước này quan trọng?

Form giày quyết định cảm nhận khi mang thử – yếu tố sống còn trong trải nghiệm đầu tiên của khách. Lệch form giữa hai chiếc (trái – phải), mũi bị méo, gót đổ… khiến khách thấy “không đúng chân”, tăng tỷ lệ đổi trả và phản hồi tiêu cực.

Cách kiểm tra form dáng giày

• Đặt đôi giày trên mặt phẳng: Quan sát độ đối xứng trái – phải, đường mũi, độ đứng gót, cổ giày.

• Nhìn từ trên xuống: Kiểm tra bề ngang mũi (toe box) có đều không, có “xệ mũi” hay “phồng mũi” bất thường.

• Nhìn ngang mặt: Mũi – eo – gót có liền lạc? Gót có nghiêng?

• Kiểm tra cổ/đệm cổ: Có bị gập nhăn do đóng gói? Đệm có lệch?

📌 Gợi ý công cụ: Thước kẻ nhỏ, mặt phẳng chuẩn, ánh sáng tốt; nếu có khuôn form tiêu chuẩn của mẫu, đặt so đối chiếu nhanh.

Sai lầm thường gặp

• Chỉ cầm từng chiếc để soi → bỏ lỡ lỗi đối xứng giữa hai chiếc.

• Không kiểm cổ giày sau khi dỡ hàng → nhiều lỗi do nén thùng, để lâu sẽ “nhớ nếp” khó phục hồi.

• Bỏ qua size lớn/nhỏ → form lệch thường xuất hiện ở size biên (35, 39).

Tiêu chí chấp nhận (gợi ý)

• Đối xứng trái – phải đạt ≥ 95% đôi kiểm.

• Không có lỗi méo mũi/gót thấy rõ bằng mắt thường.

• Cổ giày không gập, không nhăn sâu.

Bước 3: Kiểm tra chất lượng hoàn thiện (đường may – keo dán – vật liệu – logo)

Vì sao bước này quan trọng?

Đây là phần tác động trực tiếp đến hình ảnh sản phẩm trên tay khách: đường may, đường keo, độ sạch bề mặt, độ sắc nét logo. Chỉ một vệt keo lem hay mũi chỉ lệch cũng đủ để khách đánh giá “gia công kém”.

Cách kiểm tra theo nhóm tiêu chí

• Đường may: Thẳng – đều – không bỏ mũi; không bung chỉ; không lộ mũi kết thúc.

• Keo dán: Không lem ra bề mặt; không hở mép; không rạn nứt keo; ép dán đều.

• Vật liệu: Đúng loại đã chốt; không trầy xước, không bạc màu, không dính bẩn; hai chiếc đồng sắc độ.

• Logo/nhận diện: Đúng vị trí – kích thước – kỹ thuật (in/ép/thêu); sắc nét; không lệch.

• Phụ kiện (nếu có): Dây, nơ, đinh… chắc chắn, không lỏng, không gỉ.

📌 Kinh nghiệm lấy mẫu kiểm

• Với lô ≤100 đôi: kiểm kỹ 10 – 15 đôi ngẫu nhiên.

• Với lô lớn hơn: tăng dần tỉ lệ; có thể tham khảo mức chất lượng chấp nhận (AQL) để xác định cỡ mẫu; quy ước rõ lỗi nặng/nhẹ.

Phân loại lỗi & gợi ý xử lý

• Lỗi nặng (không chấp nhận): Bong mép đế, đường may toạc, lệch logo rõ, khác vật liệu đã chốt.

• Lỗi trung bình: Lệch mũi may nhẹ, lem keo nhỏ, lấm bẩn có thể làm sạch.

• Lỗi nhẹ: Bụi bám, chỉ thừa, nếp gấp nhỏ có thể xử lý nhanh tại kho.

Sai lầm thường gặp

• Soi quá kỹ từng đôi nhưng bỏ qua tính đồng nhất → cùng một lỗi lặp lại là dấu hiệu quy trình có vấn đề.

• Không có ảnh minh họa lỗi → khó thống nhất mức độ và phương án sửa.

• Không phân loại lỗi → mọi lỗi bị “đổ chung”, gây tranh cãi khi thương lượng.

Tiêu chí chấp nhận (gợi ý)

• Lỗi nặng = 0.

• Lỗi trung bình ≤ 2 – 3% (được sửa trước xuất kho).

• Lỗi nhẹ có thể xử lý ngay tại kho (cắt chỉ, lau keo).

Bước 4: Kiểm tra trải nghiệm sử dụng cơ bản

Vì sao bước này quan trọng?

Nhiều sản phẩm đẹp về thị giác nhưng không đạt trải nghiệm: trơn trượt, cấn mũi, kêu “cót két”, gót cứng gây phồng chân. Đây là nguyên nhân chính dẫn đến đổi trả sau khi bán, làm tăng chi phí hậu cần và ảnh hưởng đánh giá.

Cách kiểm tra nhanh – thực tế

• Độ bám đế: Thử trên bề mặt trơn (gạch men khô/ẩm). Quan sát độ trượt.

• Độ êm: Mang thử đúng size, đi 10 – 20 bước; cảm nhận đệm lót – cổ – gót.

• Tiếng kêu: Kiểm tra âm thanh khi bước (thường do keo giữa lót & đế hoặc phần đệm cọ xát).

• Độ linh hoạt: Uốn thân giày khoảng 30 – 45°, xoắn nhẹ; kiểm liên kết upper -đế.

• Cảm giác mũi/gót: Mũi có cấn không? Gót có quá cứng? Cổ có cọ gân chân?

Sai lầm thường gặp

• Chỉ nhìn – không thử: Bỏ qua bước mang thử là mất 50% thông tin trải nghiệm.

• Thử sai size: Mang size lớn/nhỏ hơn để “cho nhanh”; cảm nhận sẽ sai lệch.

• Không thử với bề mặt phù hợp: Ví dụ, đế trơn chỉ lộ rõ khi đi trên gạch men ẩm.

Tiêu chí chấp nhận (gợi ý)

• Không trơn bất thường trên bề mặt khô; trên bề mặt ẩm, độ trượt trong ngưỡng chấp nhận (thử thực tế).

• Không có tiếng kêu rõ ràng khi bước đi.

• Không cấn mũi, không đau gót sau 10 – 20 bước thử.

Bước 5: Ghi nhận bằng hình ảnh & lập biên bản nghiệm thu

Vì sao bước này quan trọng?

Nếu không kiểm tra – không ghi nhận – không biên bản, bạn gần như tự đánh cược với thương hiệu. Biên bản nghiệm thu là cơ sở pháp lý và nghiệp vụ để:

• Chốt tỷ lệ đạt/không đạt.

• Thống nhất phương án xử lý (đổi/sửa/giảm giá/giữ lại).

• Rút kinh nghiệm cho lần sản xuất sau (cải tiến quy trình).

Nội dung tối thiểu của biên bản nghiệm thu

1. Thông tin đơn hàng: Mã hàng, mã màu, số lượng, ngày giao.

2. Kết quả kiểm tra:

   • Số lượng theo size (kèm bảng).

   • Tỷ lệ lỗi nặng/trung bình/nhẹ.

   • Mô tả lỗi kèm ảnh minh họa (đặt tên ảnh theo quy ước: “mã hàng_size_lỗi_01”).

3. Kết luận & phương án xử lý:

   • Số đôi đạt, số đôi cần sửa/đổi, mức chiết khấu (nếu có).

   • Thời hạn hoàn tất sửa/đổi, lịch giao bù.

4. Chữ ký – đóng dấu của hai bên; lưu bản cứng + bản mềm.

Sai lầm thường gặp

• Chỉ chụp ảnh – không có biên bản → thiếu khung pháp lý.

• Mô tả lỗi chung chung → “lem keo nhiều chỗ” thay vì định vị cụ thể (mũi – bên trái – đường viền trong…).

• Không quy ước thời hạn → kéo dài xử lý, ảnh hưởng tiến độ bán hàng.

Gợi ý ma trận xử lý lỗi (tham khảo)

• Lỗi nặng: Đổi/thu hồi – không xuất hàng.

• Lỗi trung bình: Sửa tại xưởng hoặc kho + kiểm lại; cân nhắc chiết khấu.

• Lỗi nhẹ: Sửa tại kho (cắt chỉ, lau keo) – xuất hàng được.

Thiết lập “tiêu chuẩn kiểm tra riêng” cho thương hiệu (nên có)

Để kiểm tra chất lượng giày khi nhận hàng hiệu quả và chuyên nghiệp, hãy chuẩn hóa thành bộ tiêu chuẩn nội bộ:

• Bảng tiêu chí kỹ thuật theo mẫu: form, đường may, keo, vật liệu, logo, phụ kiện.

• Mức lỗi cho phép: định nghĩa lỗi nặng/trung bình/nhẹ; tỷ lệ chấp nhận.

• Quy trình lấy mẫu: theo quy mô đơn hàng; nêu rõ ai kiểm, kiểm khi nào, kiểm ở đâu.

• Mẫu biên bản nghiệm thu: thống nhất cấu trúc, trường thông tin và cách chèn ảnh.

• Kho ảnh lỗi chuẩn: làm “từ điển lỗi” nội bộ, tránh tranh cãi khái niệm.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1) Có cần kiểm 100% đôi không?
Không nhất thiết. Với lô nhỏ (≤100 đôi), nên kiểm 10b -15 đôi kỹ + quét nhanh toàn lô. Với lô lớn, lấy mẫu theo tỷ lệ và tập trung các điểm rủi ro (keo, form, logo). Nếu từng có tiền sử lỗi lặp, tăng tỉ lệ kiểm.

2) Nếu phát hiện thiếu size “hot” thì xử lý sao?
Ghi nhận ngay trong biên bản. Yêu cầu lịch giao bù cụ thể hoặc phương án chiết khấu. Tránh nhận “hứa hẹn miệng”.

3) Lỗi keo lem nhỏ có nên chấp nhận?
Có thể, nếu làm sạch được và không ảnh hưởng trải nghiệm. Nhưng phải thống kê tỷ lệ, giới hạn mức cho phép và có ảnh minh họa lỗi trước – sau xử lý.

4) Nên kiểm ở kho của xưởng hay kho của mình?
Tốt nhất kiểm ngay khi nhận hàng (kho của bạn) để chủ động. Với đơn đầu tiên hoặc đơn có độ rủi ro cao, nên kiểm song song tại xưởng khi đóng gói – tránh “giao xong là xong”.

5) Làm sao phân biệt lỗi do sản xuất hay do vận chuyển?
Dựa vào vị trí và dấu hiệu: gập nhăn cổ do nén thùng – vận chuyển/đóng gói; lem keo – sản xuất; bong mép đế – có thể do keo/ép dán hoặc bảo quản. Ảnh chụp tại thời điểm mở thùng là bằng chứng quan trọng.

6) Sau bao lâu thì không còn quyền khiếu nại?
Tùy thỏa thuận. Bạn nên quy định thời hạn thông báo lỗi (ví dụ 3 – 7 ngày kể từ ngày nhận) trong hợp đồng/biên bản để tránh tranh cãi.

7) Bao bì đóng gói có kiểm không?
Có. Bao bì ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh khi mở hộp: hộp, tem, túi, giấy lót, chống ẩm… tiêu chí phải đúng như đã chốt.

5 bước kiểm tra chất lượng giày khi nhận hàng là “bắt buộc” nếu muốn đi đường dài

Không kiểm tra = tự đánh cược với thương hiệu.
Với mỗi đơn hàng, hãy luôn thực hiện 5 bước kiểm tra chất lượng giày khi nhận hàng:

1. Số lượng – đúng loại, đủ size, đủ đôi.

2. Form dáng đồng đều.

3. Hoàn thiện (đường may – keo dán – vật liệu – logo).

4. Trải nghiệm sử dụng thực tế.

5. Ghi nhận bằng ảnh & lập biên bản nghiệm thu.

Khi bạn kiểm tra bài bản, xưởng cũng làm việc bài bản: trách nhiệm rõ ràng, quy trình cải tiến qua từng đơn, giảm chi phí ẩn, tốc độ ra thị trường tốt hơn.

Liên hệ Tuấn Hùng Shoes – Đồng hành cùng thương hiệu, vươn xa toàn cầu

Nếu bạn chưa có checklist kiểm hàng phù hợp với dòng sản phẩm (sandal, mule, giày bít, boots…), đội ngũ kỹ thuật của Tuấn Hùng Shoes sẵn sàng:

• Tư vấn tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng giày theo từng dòng.

• Xây dựng mẫu biên bản nghiệm thu với ảnh minh họa lỗi.

• Hỗ trợ kiểm lô đầu tiên để chốt khung chất lượng cho các đơn sau.

📞 Tư vấn phát triển sản phẩm giày theo yêu cầu – Liên hệ Tuấn Hùng Shoes

🔹 Văn phòng: Số 57 Đường số 4, Cư xá Đô Thành, Phường Bàn Cờ, TP.HCM
🔹 Xưởng sản xuất: 34/11/4 Võ Thị Thừa, P. An Phú Đông, TP.HCM
📞 Hotline: 0943 86 30 86
🌐 Website: www.tuanhungshoes.com